با ما عالیترین را بخواهید
با ما عالیترین را بخواهید

سیستم های بایگانی باید چگونه باشند

سیستم های بایگانی باید چگونه باشند

در محیط های اداری برای نگهداری منظم اسناد رسمی به کابینت های محکم و ایمن نیاز است. برای نگهداری اسناد در بایگانی طبق یک نظم خاص به کابینت های محکم نیاز است. کابینت فایل های آرشیو باید دارای ویژگی هایی باشد که اسناد را در برابر آتش، آب و عوامل خارجی مختلف محافظت کند.

ضمن ایجاد یک سیستم بایگانی ایمن، سیستم مورد استفاده باید در فضا نیز صرفه جویی کند. مهم است که تا آنجایی که ممکن است اسناد، به طور ایمن و قابل دسترسی آسان، در مناطقی که به عنوان بایگانی استفاده می شوند، نگهداری شوند. کابینت های آرشیو باید ویژگی هایی داشته باشند که این امر را تضمین کند.

انواع کابینت سیستم بایگانی

کابینت های آرشیو (بایگانی) می توانند بهترین راه حل ها را برای فضاهای باریک ارائه دهند. انواع کابینت آرشیو تهیه شده با طرح های خاص برای سازه های تجاری در هر بخش مناسب است. هر کسب و کار و موسسه ای باید مدارک رسمی خود را برای مدت معینی نگه دارد. مؤسسات و مشاغلی که یک سیستم آرشیو ایجاد می کنند در بخش های خود موفق تر هستند. انواع کابینت بایگانی که به طور ویژه با توجه به ساختار اتاق های آرشیو طراحی شده اند به شرح زیر است:

سیستم کابینت بایگانی فشرده،
سیستم های کابینت بایگانی فشرده دوگانه،
سیستم های کابینت بایگانی فشرده سه گانه،
سیستم های کابینت بایگانی فشرده چهارگانه،
سیستم های کابینت بایگانی فشرده با پانل های چوبی،

انواع کابینت بایگانی بر روی سیستم ریلی نصب می شوند و بسته به تراکم اسناد شرکت و اندازه اتاق بایگانی می توان تعداد آنها را افزایش داد.

چرا کمدهای بایگانی ضروری هستند؟

یک آرشیو برای حفظ سوابق کارهای گذشته ایجاد می شود. برای حفظ اسناد و دسترسی آسان به اسناد مورد نظر در مواقع لزوم، کمدهای بایگانی مورد نیاز است.

سیستم های بایگانی فشرده ساخته شده بر روی سیستم های ریلی بسیار کاربردی و محافظت شده تر هستند. بنگاه‌ها و مؤسسات موظفند بر اساس مطالعات انجام‌شده در گذشته، برخی از اسناد را برای مدت معینی در بایگانی، یعنی در بایگانی‌های حفاظت‌شده نگهداری کنند.

ویژگی های کابینت بایگانی

برای پاسخ به این سوال که کابینت های بایگانی چگونه باید باشند، لازم است اطلاعاتی در مورد ویژگی های کابینت و اهداف استفاده داشته باشید. سیستم های بایگانی فشرده برای حفظ بهترین نوع اطلاعات و انواع اسناد مورد نیاز است. کابینت های آرشیو باید ارگونومیک و کاربردی باشند. باید بتواند روی سیستم ریلی به جلو و عقب حرکت کند و بازوی حرکتی باید به راحتی قابل استفاده باشد. وقتی صحبت از ویژگی های کابینت می شود، باید به ساختار فولادی و قابلیت اتصال آسان آن به یکدیگر توجه کرد. از مهمترین ویژگی های آن این است که باید با ابعاد محل کار و اتاق بایگانی سازگار باشد و به گونه ای طراحی شده باشد که امکان استفاده بهتر از فضاهای باریک را فراهم کند.

مناطق استفاده از کابینت های آرشیو

حوزه های استفاده از سیستم های کابینت بایگانی فشرده بسیار گسترده است. در تمام بخش هایی که نیاز به ذخیره اسناد خصوصی و رسمی دارند می توان از آن استفاده کرد.

  • دفاتر مالیاتی
  • دفاتر ثبت اسناد و املاک
  • ادارات ثبت احوال
  • واحدهای امنیتی
  • دفاتر اسناد رسمی
  • دادگاه ها
  • بیمارستان ها
  • بانک ها
  • دفاتر حسابداری
  • دفاتر حقوقی

همه بخش ها و انواع کسب و کار را می توان به راحتی برای مناطق استفاده از کابینت های آرشیو در نظر گرفت.

کابینت بایگانی ریلی

کابینت آرشیو در سایزها و مدل های مختلف قابل تولید می باشد. هنگامی که می خواهید راه حل های بهتری برای فضاهای باریک ایجاد کنید، کابینت های بایگانی ریلی ترجیح داده می شوند.

در حالی که کابینت‌های بایگانی ریلی باعث صرفه‌جویی در فضا می‌شوند، سیستم بایگانی را آسان‌تر می‌کنند و اسناد موجود در کابینت‌ها را در محیطی محافظت‌شده‌تر ذخیره می‌کنند. سیستم های قفل توسعه یافته برای کابینت های ریلی از دسترسی افراد غیرمجاز به اسناد موجود در بایگانی جلوگیری می کند و از اتخاذ تدابیر امنیتی اطمینان حاصل می کند.

تولید کابینت بایگانی

از طرح ها و فناوری های نوآورانه برای مدل های کابینت آرشیو استفاده می شود. تولید کمدهای بایگانی که امنیت و حفظ اسناد را تضمین می کند، سعی شده است با خطای صفر انجام شود تا ارگونومی و کارایی بیشتری داشته باشد. مطالعات بصری سه بعدی با سیستم های کامپیوتری انجام می شود و مرحله تولید با توجه به نتیجه طراحی آغاز می شود. برای مقاوم سازی کابینت ها از مواد اولیه فولادی استفاده می شود. مراحل تولید با رنگ آمیزی با رنگ پودری الکترواستاتیک تکمیل می شود تا ایمن و ماندگاری بالایی داشته باشد.

برای اطلاعات بیشتر با مهندسین شرکت دژپولاد آریانا تماس بگیرید.

این مطلب را می پسندم

نویسنده:

تاریخ انتشار

تعداد بازدید:

تعداد نظر

به اشتراک بگذارید

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.