مشخصات کمدهای بایگانی بسته به کاربری مورد نظر و فضای موجود می تواند متفاوت باشد. به طور کلی ابعاد ارتفاع، عرض و عمق در نظر گرفته می شود.
در محیط های اداری برای نگهداری منظم اسناد رسمی به کابینت های محکم و ایمن نیاز است. برای نگهداری اسناد در بایگانی طبق یک نظم خاص به کابینت های محکم نیاز است. کابینت فایل های آرشیو باید دارای ویژگی هایی باشد که اسناد را در برابر آتش، آب و عوامل خارجی مختلف محافظت کند.
نور خورشید، گرد و خاک، آلودگی هوا، رطوبت، حشرات، جوندگان … از عوامل عمده طبیعی، و آتش سوزی، سرقت، عدم طبقه بندی صحیح، عدم تمرکز، ورود افراد غیر مسئول به واحد، بکار گیری افراد بی علاقه و غیر حرفه ای مسئول و … از عوامل عمده غیرطبیعی در تخریب و در معرض نابودی قرار دادن مدارک بایگانی به شمار میرود.
