مشخصات کمدهای بایگانی بسته به کاربری مورد نظر و فضای موجود می تواند متفاوت باشد. به طور کلی ابعاد ارتفاع، عرض و عمق در نظر گرفته می شود.
در محیط های اداری برای نگهداری منظم اسناد رسمی به کابینت های محکم و ایمن نیاز است. برای نگهداری اسناد در بایگانی طبق یک نظم خاص به کابینت های محکم نیاز است. کابینت فایل های آرشیو باید دارای ویژگی هایی باشد که اسناد را در برابر آتش، آب و عوامل خارجی مختلف محافظت کند.
سیستم بایگانی متحرک یک سیستم ذخیره سازی و بایگانی است که به سیستم قفسه بندی اجازه می دهد تا روی ریل جابجا شود و تنها در صورت نیاز راهرو ایجاد کند. برخلاف سیستم‌های قفسه‌بندی استاتیک سنتی، قفسه‌بندی متحرک راه‌حلی پویا و صرفه‌جویی در فضا برای اهداف ذخیره‌سازی، آرشیو و بایگانی ارائه می‌دهد.
قفسه بندی و قفسه های فروشگاهی از جمله تجهیزات خرده فروشی ضروری هستند که توسط سوپرمارکت ها و فروشگاه های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرند.
بایگانی اسناد و مدارک به صورت دسته بندی شده و در قالب فولدرهایی به نام زونکن انجام می گیرد که خود این فایل ها را نیز در قفسه های با نام قفسه بایگانی زونکن نگهداری می نمایند.
قفسه های بایگانی ریلی، سیستم بایگانی هستند که باعث می شوند فضاهایی که برای اهداف بایگانی استفاده می گردند امروزی به نظر برسند. با چرخاندن فلایویل به راحتی روی ریل حرکت کرده و باعث صرفه جویی قابل توجهی در فضا می شود
نور خورشید، گرد و خاک، آلودگی هوا، رطوبت، حشرات، جوندگان … از عوامل عمده طبیعی، و آتش سوزی، سرقت، عدم طبقه بندی صحیح، عدم تمرکز، ورود افراد غیر مسئول به واحد، بکار گیری افراد بی علاقه و غیر حرفه ای مسئول و … از عوامل عمده غیرطبیعی در تخریب و در معرض نابودی قرار دادن مدارک بایگانی به شمار میرود.
سیستم بایگانی ریلی پس از مونتاژ امکان دمونتاژ و جابجایی و انتقال را دارد. اگر شما بخواهید فضای بایگانی خود را تغییر دهید و سیستم را به جای دیگری منتقل کنید این امکان برای شما وجود دارد.
از آنجایی که ایجاد امنیت لازم برای مجموعه بایگانی همواره می بایستی مورد توجه قرار گیرد. شرکت دژپولاد آریانا در تمامی محصولات خود از بهترین نوع قفل های موجود برای محصولات خود بهره برده است.
هنگامی که صحبت از برنامه ریزی برای راه حل های ذخیره سازی می شود، صاحبان مشاغل اغلب سه اشتباه اساسی مرتکب می شوند: عدم برنامه ریزی مشخصات و الزامات ذخیره سازی، عدم تعریف فرآیند ذخیره سازی، و انتخاب مواد ذخیره سازی اشتباه.